Rechnungen schreiben – das müssen Sie beachten:

Rechnungen schreiben, so gehts

 

Selbstständige, Freelancer und Unternehmer müssen es alle tun. Rechnungen schreiben. Einige erledigen das mit links, für andere wiederum ist das ein lästiges - aber notwendiges Übel. Mit unseren 6 Tipps für die Rechnungserstellung helfen wir allen dabei, die sich mit der Rechnungserstellung schwer tun oder noch keine Rechnung geschrieben haben:

Tipp Nr. 1: Die Anschrift auf der Rechnung

Laut Gesetzt müssen Name und die Anschrift des Leistungsempfängers auf der Rechnung aufgeführt werden. Dazu gehört auch die korrekte Firmierung (auch die Angabe der Gesellschaftsform wie GmbH, GbR, usw.). Sollten diese Angaben auf der Rechnung fehlen, können Ihre Kunden die Umsatzsteuer nicht abziehen und somit die Rechnung reklamieren.

 

Wird die Rechnung reklamiert, müssen Sie die Rechnung stornieren und neu aufsetzen. Für die neue Rechnung müssen Sie auch eine neue Rechnungsnummer vergeben.

Tipp Nr. 2: Der Leistungszeitpunkt der Rechnung

Neben Anschrift und Name gehört der Leistungszeitpunkt ebenfalls zu den Pflichtangaben. Der Leistungszeitpunkt beschreibt wann die Ware geliefert oder die Dienstleistung erbracht wurde. Bei einer erbrachten Dienstleistung können Sie auch den Begriff Leistungszeitraum verwenden. Die Angabe des Kalendermonats reicht in der Regel aus.

 

Entspricht der Leistungszeitraum dem Rechnungsdatum, können Sie auch die folgende Formulierung verwenden: „Leistungszeitraum entspricht Rechnungsdatum“.

Jimdo

Tipp Nr. 3: Die Rechnungsnummer

 Zu jeder Rechnung gehört eine individuelle Rechnungsnummer in einem fortlaufenden Nummernkreis. Somit kann zu jedem Geschäftsvorgang das entsprechende Dokument eindeutig zugeordnet werden. Sollen Sie fälschlicherweise eine Rechnungsnummer doppelt vergeben haben, können bei einer Prüfung durch das Finanzamt, Strafen auf Sie zu kommen.

Tipp Nr. 4: Die Steuernummer

Ebenfalls gehört die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder die Steuernummer des Rechnungsstellers auf jede Rechnung. Fehlt diese wichtige Angabe, ist die Rechnung ungültig. Die Steuernummer können Sie in die Fußzeile des Dokumentes, neben der Bankverbindung und den sonstigen Kontaktdaten platzieren. 

Tipp Nr. 5: Der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung

Die Kleinunternehmerregelung bietet einige Vorteile.

Wer diese Vorteile in Anspruch nehmen will (und kann), darf den folgenden Hinweis in der Rechnung nicht vergessen:

„Nicht umsatzsteuerpflichtig gemäß §19 UStG.“

 

Dementsprechend darf der Rechnungsbetrag auch keine Umsatzsteuer enthalten. Hier gilt das Netto = Brutto Prinzip.

Tipp Nr. 6: Der Steuerbetrag der Rechnung

Der Steuerbetrag muss in jeder Rechnung gesondert ausgewiesen werden. Der Hinweis „inkl. MwSt.“ darf nicht verwendet werden. Auch hier müssen Sie alle Angaben genau kontrollieren. Sollten Ihnen mal ein Tippfehler, Rechenfehler oder Zahlendreher widerfahren, entwickeln sich in der Regel folgende Szenarien:

  • Die Rechnung wird Reklamiert und Sie müssen die Rechnung stornieren und neu aufsetzen.
  • Der Steuerbetrag in der Rechnung wurde zu gering angesetzt. Beide Parteien sind dann in diesem Fall dazu verpflichtet, den fehlenden Betrag noch zu leisten.
  • Wurde zu viel Steuer ausgewiesen, muss dann der Mehrbetrag abgeführt werden. Alternativ können beide Parteien den Vorsteuerabzug berichtigen. 

Eine Rechnung aufzusetzen ist nicht sonderlich kompliziert, kann aber unter Umständen sehr zeitintensiv sein. Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme können Ihnen aber eine Menge Arbeit abnehmen. Schauen Sie einfach mal hier vorbei!

 

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